Fragen Sie in einem mittelständischen Vertrieb, wo die aktuellen Kundendaten liegen, hören Sie oft drei Antworten. Im CRM, aber das pflegt keiner. Im ERP, aber da kommt der Vertrieb nicht heran. Und in einer Excel-Datei, die nach der letzten Messe entstanden ist. Jeder Import erzeugt neue Dubletten. Jeder Export ist am nächsten Tag veraltet. Wer wissen will, ob eine Firma schon Kunde ist, fragt im Zweifel die Buchhaltung.
FlowQ baut die Systeme, die das beenden. Wir finden Daten, bereinigen sie, führen sie zusammen und halten sie aktuell. Wir verbinden Systeme so, dass zwischen ihnen niemand mehr Daten abtippt. Und wir setzen Assistenten ein, die klar umrissene Aufgaben übernehmen und deren Ergebnis ein Mensch freigibt.
Das ist keine Nebenleistung. Es ist das Fundament, auf dem FlowQ selbst arbeitet. Hinter dem Signalradar und dem Vertriebsbetrieb stehen genau solche Datenstrecken, die wir selbst bauen und selbst betreiben. Dieselbe Arbeit leisten wir für Ihre Daten und Ihre Abläufe. FlowQ ist keine Marketingagentur. Wir entwerfen keine Kampagnen. Wir bauen Systeme und betreiben sie.
Ein Fall, den Sie vielleicht kennen
Ein Hersteller von Druckluftanlagen verkauft an metallverarbeitende Betriebe in Süddeutschland. Der Vertrieb arbeitet in Pipedrive, Aufträge und Rechnungen laufen im ERP. Messekontakte kommen als Excel-Datei, Anfragen über die Website landen in einem Sammelpostfach. Ein wichtiger Kunde steht dreimal im CRM: einmal mit alter Adresse, einmal mit einem Geschäftsführer, der vor zwei Jahren gegangen ist, einmal ohne Ansprechpartner. Bevor der Vertriebsleiter anruft, sucht er in drei Systemen. Niemand hat hier schlecht gearbeitet. Die Systeme wurden nur nie miteinander verbunden.
Die Lage: Der Hersteller hat seinen Bestand über Jahre importiert, jedes Mal ein bisschen anders. Ein weiterer Import würde die Dubletten nur vermehren.
Was wir bauen: eine Strecke, die Ihren CRM-Bestand gegen aktuelle Angaben abgleicht und vorhandene Datensätze aktualisiert. Der Schlüssel ist die Datensatz-ID, die Ihr CRM selbst vergibt. So wird ein Datensatz fortgeschrieben, statt dass ein zweiter entsteht. Fachleute nennen das Upsert.
Der Ablauf:
Wir lesen Ihren Bestand und zeigen, wo Dubletten und Lücken liegen.
Gemeinsam legen wir fest, welcher Datensatz führt, wenn zwei sich widersprechen.
Wir gleichen Adressen, Ansprechpartner und Firmenstatus mit aktuellen Angaben ab.
Sie sehen die geplanten Änderungen, bevor etwas geschrieben wird.
Wir schreiben über die Datensatz-ID zurück, ohne neue Dubletten.
Was sich ändert: Eine Firma, ein Datensatz. Ihr Vertrieb findet den aktuellen Ansprechpartner dort, wo er sucht.
2. CRM-Migration: umziehen, ohne Geschichte zu verlieren
Die Lage: Der Hersteller will von Pipedrive zu HubSpot wechseln. Die Sorge: Notizen, Angebote und Zuordnungen gehen unterwegs verloren.
Was wir bauen: eine Import- und Reimport-Strecke zwischen den Systemen, unabhängig vom Hersteller. Wir arbeiten mit HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und Branchensystemen, die darauf aufsetzen.
Der Ablauf:
Wir ordnen jedes Feld des alten Systems einem Feld im neuen zu.
Wir bereinigen den Bestand vor dem Umzug, nicht danach.
Ein Probelauf mit einem Teil der Daten zeigt, ob die Zuordnung trägt.
Sie prüfen das Ergebnis an Firmen, die Sie gut kennen.
Der vollständige Umzug, danach ein Abgleich: Ist alles angekommen?
Was sich ändert: Der Wechsel wird ein geplanter Schritt statt eines Wagnisses. Läuft während der Umstellung im alten System noch etwas weiter, holt der Reimport es nach.
3. Datenqualität und Anreicherung: wissen, wen Sie vor sich haben
Die Lage: Die Messekontakte enthalten Namen und Visitenkartenfotos, aber keine Branche, keine Größe, oft keine vollständige Adresse. Und welche metallverarbeitenden Betriebe es im Gebiet sonst noch gibt, weiß niemand genau.
Was wir bauen: eine Strecke, die Ihre Daten prüft, vereinheitlicht und um fehlende Angaben ergänzt. Auf Wunsch recherchieren wir einen kompletten regionalen Zielmarkt, damit Sie sehen, welche Firmen Ihnen noch fehlen.
Der Ablauf:
Wir prüfen, welche Angaben fehlen, veraltet oder widersprüchlich sind.
Wir vereinheitlichen Schreibweisen, Rechtsformen und Adressen.
Wir ergänzen fehlende Angaben und prüfen sie vor der Übernahme.
Neue Firmen aus dem Zielmarkt gleichen wir gegen Ihren Bestand ab.
Das Ergebnis geht in Ihr CRM, nach den Regeln aus dem CRM-Refresh.
Was sich ändert: Sie können Ihren Bestand nach Branche, Größe und Gebiet sortieren und sehen, wo Ihr Markt größer ist als Ihre Kundenliste.
4. Prozess- und Systemautomatisierung: Schluss mit Abtippen
Die Lage: Eine Anfrage kommt über die Website. Jemand legt sie in Pipedrive an. Wird daraus ein Auftrag, tippt jemand anderes die Daten ins ERP. Die Rechnungsadresse ändert sich dort, im CRM bleibt die alte stehen.
Was wir bauen: Verbindungen zwischen Ihren Systemen, die solche Übergaben übernehmen. Wir beginnen beim Ablauf, nicht beim Werkzeug.
Der Ablauf:
Wir zeichnen mit Ihnen auf, wer heute was von Hand überträgt und wann.
Wir legen fest, welches System für welche Angabe die Wahrheit ist.
Wir bauen die Verbindung und testen sie mit echten Fällen.
Fehler und Sonderfälle landen sichtbar bei einer Person, statt still verloren zu gehen.
Wir betreiben die Verbindung und passen sie an, wenn sich ein System ändert.
Was sich ändert: Eine Angabe wird einmal erfasst und erscheint überall, wo sie gebraucht wird. Ihre Leute verbringen ihre Zeit mit Kunden statt mit Formularen.
5. Agentische Systeme: Assistenten mit klaren Grenzen
Die Lage: Im Sammelpostfach liegen Anfragen, Rückfragen zu Angeboten und Adressänderungen durcheinander. Jemand muss jede Nachricht lesen, die Firma im CRM suchen und entscheiden, was damit passiert.
Was wir bauen: Assistenten auf Basis von Sprachmodellen, die solche Aufgaben vorbereiten. Ein Assistent liest die Nachricht, findet den passenden Datensatz, ordnet das Anliegen ein und legt einen Entwurf an: eine Antwort, eine Aktualisierung, eine Aufgabe für den Vertrieb. Mehrere Assistenten arbeiten in einem festen Rahmen. Darin ist geregelt, was jeder lesen darf, was er schreiben darf und was ein Mensch freigeben muss. Jeder Schritt wird protokolliert.
Der Ablauf:
Wir wählen mit Ihnen eine Aufgabe, die klar umrissen ist und oft vorkommt.
Wir legen Rechte und Freigaben fest, bevor der Assistent arbeitet.
Der Assistent bereitet vor, ein Mensch gibt frei.
Wir werten aus, wo er richtig lag und wo nicht.
Erst wenn eine Aufgabe zuverlässig läuft, kommt die nächste hinzu.
Was sich ändert: Routine wird vorbereitet, Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Sie können jederzeit nachlesen, warum ein Assistent getan hat, was er getan hat.
FlowQ betreibt solche Assistenten im eigenen Haus. Ein Beispiel: Gesprochene Notizen werden automatisch zu Entwürfen für Beiträge, der Mensch gibt frei.
Woher die Erfahrung kommt
Christian Lüters, Gründer von FlowQ, hat bei ProSiebenSat.1 und Porsche große Datenbestände zusammengeführt und als eine Quelle der Wahrheit betrieben. Dieselbe Disziplin steckt heute in Ihren Kundendaten und Abläufen. Mehr über FlowQ
Wie wir bauen
Erst der Ablauf, dann das Werkzeug. Wir automatisieren, was wir verstanden haben.
Ihre Daten bleiben nachvollziehbar. Datenflüsse sind dokumentiert. Wir arbeiten auf eigener Infrastruktur auf Servern in der EU.
Wer baut, betreibt auch. Ändert sich eine Schnittstelle, ist derselbe Ansprechpartner zuständig, der das System gebaut hat.
Zwei Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können: Was passiert mit einem Datensatz, der schon in meinem CRM steht? Und: Wer betreibt das System, wenn sich in drei Monaten eine Schnittstelle ändert?
Was nicht dazugehört
keine Kampagnen, keine Werbung, keine Ansprache Ihrer Kunden in Ihrem Namen
kein Verkauf von Softwarelizenzen
keine Konzepte ohne Umsetzung
keine Assistenten, die ohne Freigabe nach außen handeln
Schauen wir, wo Ihre Daten heute hängen bleiben.
Im Orientierungsgespräch klären wir, welche Systeme Sie nutzen, wo heute von Hand übertragen wird und welches Feld bei Ihnen den größten Unterschied macht.
